Многие игнорируют email-этикет: не указывают тему письма, не обращаются к собеседнику по имени, отправляют сплошное полотно текста без конкретных предложений и условий сотрудничества. Все это выглядит как пренебрежительное отношение и отталкивает собеседника — работать и подписывать договор с таким человеком не хочется.
Но если в письме вы создадите впечатление вежливого и тактичного партнера, сработаться будет проще. Делимся 6 простыми, но эффективными правилами деловой переписки 👇🏻
Пишите в рабочее время время
Лучше писать по будням с 9 до 18. Так вы скорее всего застанете человека в рабочее время — он быстрее заметит ваше письмо и сможет на него ответить. Писать на выходных не стоит: в лучшем случае ваше письмо потеряется в ящике потенциального подрядчика или партнера, в худшем — человек решит, что вы не уважаете его личное время, и вовсе вам не ответит.
Если вы пишете человеку из другого часового пояса, не забудьте учесть разницу во времени. Например, москвичу лучше связаться с коллегой из Новосибирска в первой половине дня. Если разница более пяти часов и вам неудобно написать утром, запланируйте отправку письма на следующий день. Так человеку не придется задерживаться на работе, чтобы вам ответить, а вы скорее всего получите ответ в тот же день.
Обратитесь по имени и представьтесь
Часто по работе приходится писать незнакомым людям: отправлять коммерческие предложения и презентации, чтобы найти нового партнера. Но к анонимным посланиям нередко относятся с пренебрежением и не отвечают на них. Чтобы такого не произошло, нужно сделать следующее:
✅ Обратиться по имени. Так человек сразу увидит, что это не массовая рассылка и вы действительно заинтересованы в сотрудничестве. Если вы не знаете, как зовут потенциального подрядчика или партнера, проведите небольшое исследование: изучите сайт агентства или компании, посмотрите соцсети, спросите своих коллег. Наверняка вы сможете узнать имя сотрудника, с которым собираетесь вести дела.
✅ Поздороваться. Подойдет нейтральное приветствие вроде «Добрый день» или «Здравствуйте». Не стоит использовать сленговые слова или шуточные фразы — сотрудник может их не понять и ваши отношения ухудшатся, даже не начавшись.
✅ Представиться сразу после приветствия. Если вы раньше встречались на каком-нибудь деловом или отраслевом мероприятии, упомяните это — скорее всего, вас узнают и охотнее продолжат диалог. А если вы не знакомы с будущим подрядчиком или партнером, напишите одно-два предложения о себе: имя, должность, компания. Человек будет чувствовать себя комфортнее, если знает, с кем общается.
Пишите конкретно об условиях сотрудничества или партнерства
За день на почтовый ящик вашего собеседника может приходить несколько десятков писем. Обычно их читают бегло, и если сразу не понятно, что хочет отправитель, письмо либо откладывают и забывают, либо сразу удаляют. Поэтому нужно сразу написать, на каких условиях вы предлагаете сотрудничество будущему партнеру или подрядчику. Так он сразу сможет решить, готов ли он обсудить ваше предложение или нет.
Например, некий Иван хочет разместить партнерскую рекламу в интернет-магазине и пишет предложение о сотрудничестве в компанию.
Структурируйте письмо с помощью инструментов форматирования
Даже если вы составите конкретное предложение или запрос, но напишите его сплошным текстом, человеку будет сложно вчитываться в один огромный абзац и выделить суть. Как итог — письмо отложат, чтобы прочитать «на свежую голову» и забудут про него.
Поэтому нужно структурировать текст письма с помощью инструментов форматирования. Сделайте абзацы, выделите ключевые мысли жирным начертанием или курсивом, оформите списки с помощью маркированного или нумерованного списка. Так собеседник сможет быстрее уловить основной посыл письма, а шансы на ответ увеличатся.
Проверяйте письмо перед отправкой
Многие игнорируют этот пункт и отправляют письмо сразу после того, как его написали. Одна из наиболее частых ошибок — неправильные имена. Письмо отправляют Марии вместо Марины и Ивану Петрову вместо Петра Иванова. Эта мелочь портит отношения, особенно если это первый контакт с потенциальным партнером или подрядчиком.
Поэтому перед отправкой письмо нужно проверить: там не должно быть неточностей в именах и датах, а также орфографических и грамматических ошибок. Не забудьте указать тему письма и проверить, прикрепили ли вы вложения, на которые ссылаетесь в тексте. Все это поможет избежать неловких ситуаций.
Не требуйте незамедлительного ответа
Не все могут ответить на ваше письмо сразу же после отправки. Человек может быть занят или ему нужно сперва обсудить ваше предложение с начальством или командой. Поэтому напоминать о себе каждый день не надо — вы захламляете почтовый ящик собеседника, раздражаете его и уменьшаете свои шансы получить ответное письмо.
Подождите два-три дня, а потом напишите еще раз. Возможно, подрядчик или партнер просто забыл или не успел ответить. Если после повторного письма ответа вы все еще не получили ответ, вероятно, ваше предложение не интересует собеседника и он не готов сотрудничать.
Все эти правила пригодятся для общения с коллегами, партнерами или подрядчиками через VK WorkMail — корпоративную почту для бизнеса. Вот почему она удобна.
- Доступ с компьютера и смартфона. Ваши сотрудники смогут решать задачи в офисе, дома или в дороге.
- Защита личных данных. В VK WorkMail по умолчанию стоят инструменты по защите писем от спама, вирусов и утечки, а все данные передаются по зашифрованному каналу — их не перехватят и не прочитают.
- Безопасность. VK WorkMail — это российское ПО. Сервис расположен на локальных отказоустойчивых серверах и соответствует всем требованиям информационной безопасности.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK WorkMail и узнать больше о почтовом сервисе.